TUGAS EDP AUDIT
“AUDIT COMMAND LANGUAGE (ACL)”
DISUSUN OLEH:
MUHAMMAD ARIEF FAUZI
8335123535
S1 AKUNTANSI REGULER
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2015
CHAPTER II
EXAMINE EMPLOYEE DATA
Analyze salaries, bonuses, and hiring dates
EXAMINE THE EMPLOYEE LIST
Untuk memulai pengujian daftar pegawai seperti menganalisis gaji, bonus, dan tanggal perekrutan, hal yang harus dilakukan pertama kali adalah membuka projek data pegawai dengan cara buka program ACL, pilih File – Open Project. Pilih folder Metaphor_Employee_Data di C:/ACL Data/Sample Data Files. Klik Open. Pada projek ini terdapat dua tabel yaitu Agents_Metaphor dan Employee_List. Pada tabel Agent_Metaphor berisikan semua data agen sales Metaphor di seluruh dunia, sedangkan pada tabel Employee_List berisikan data pegawai Metaphor di kantor pusat. Jumlah pegawai Metaphor di kantor pusat adalah 200 orang sedangkan jumlah agen sales Metaphor di seluruh dunia adalah 41 orang. Daftar pegawai Metaphor di kantor pusat dapat dilihat di gambar 2.1 dan agen sales Metaphor di gambar 2.2
Gambar 2.1 Employee List
Gambar 2.2 Agents Metaphor
Cara untuk melihat Hire Date dan Bonus pegawai Metaphor di tabel Employee_List yaitu dengan meng klik Analyze – Statistical – Statistics. Data akan muncul seperti gambar 2.3. Kita bisa melihat tanggal perekrutan awal yaitu 5 Januari 1995 dan perekrutan terakhir yaitu 19 Desember 2002.
Gambar 2.3 Statistics Bonuses and Hire Date
Sementara untuk melihat bonus gaji tahun 2002 yaitu klik Analyze – Statistical – Profile, maka akan muncul seperti gambar 2.4. Dari gambar di bawah ini total gaji tahun 2002 sebesar 10,084,827 sedangkan bonusnya mencapai 1,016,483.76.
Gambar 2.4 Statistics Salary Bonus
Dari 200 pegawai ditemukan 9 nama keluarga yang sama seperti gambar 2.5 dan tidak ditemukan nama ganda seperti gambar 2.6. Ini bisa kita ketahui dengan cara Analyze – Look for Duplicate.
Gambar 2.5 Look for Duplicate Last Name
Gambar 2.6 Look for Duplicate Employee Numbers
EXAMINE EMPLOYEE SALARIES AND BONUSES
Metaphor mempunyai struktur kompensasi bonus yang kompleks karena Metaphor merupakan perusahaan yang berorientasi projek. Untuk mengetahui jumlah bonus yang dibayarkan perusahaan pada tahun 2002 pilih Analyze – Total Fields – Bonus_2002 – Ok. Gambar 2.7 menunjukkan bahwa total bonus yang dibayarkan perusahaan sebesar 1,016,483.76.
Gambar 2.7 Total Bonus yang Dibayarkan
Untuk melihat gaji pegawai kita dapat melakukan Quick Sort. Fitur Quick Sort mengizinkan kita melihat data secara sekuen. Terdapat dua pilihan yaitu Quick Sort Descending dan Quick Sort Ascending. Gaji pegawai dapat dilihat dengan cara klik kanan kolom Salary lalu pilih Quick Sort Descending/Ascending, maka akan muncul sepeti gambar 2.8.
Gambar 2.8 Gaji Pegawai
Gambar 2.9 menunjukkan data jumlah pegawai yang direkrut pada tahun 2002. Untuk melihatnya kita bisa menggunakan sebuah filter. Filter merupakan sebuah expresi logical yang bisa kita tulis perintah pada view’s Filter text box. Terdapat 17 pegawai yang direkrut pada tahun 2002. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mengetahui jumlah pegawai yang direkrut.
Gambar 2.9 Jumlah Pegawai yang Direkrut
CHAPTER III
SET UP YOUR PROJECT
Create a Project and Add the Data
START A PROJECT IN ACL
Untuk membuat proyek baru di ACL, pilih File – New – Project. Pada kotak File name ketiklah ACL_Tutorial_Metaphor, kemudian klik Save. Data Definition Wizard kemudian muncul dan siap untuk mengimpor data ke projek yang baru. Projek baru ini digunakan untuk menganalisis projek data yang baru. Langkah selanjutnya adalah mengimpor file data sebagai tabel ke projek baru ini. File yang harus diimpor sebanyak 6 buah yang sudah ada di list Metaphor data files.
Import the Credit_Cards_Metaphor.xls worksheet
Pada Data Definiton Wizard klik Next – Select Fine to Define, kemudian pilih lokasi tempat penyimpanan file dan klik dua kali Credit_Cards_Metaphor. Klik Next – Save – Finish. Tabel Credit_Cards_Metaphor. Hal yang sama juga dilakukan ketika mengimpor file yang lain seperti file Trans_April.xls, Unacceptable_Codes.txt, Company_Departments.txt, Employees.csv, dan Acceptable_Codes Access. Jadi kita mempunyai 6 tabel di proyek ini yaitu
- Acceptable_Codes (Gambar 3.6)
- Company_Dept (Gambar 3.4)
- Credit_Cards_Metaphor (Gambar 3.2)
- Employees (Gambar 3.5)
- Trans_April (Gambar 3.1)
- Unacceptable_Codes (Gambar 3.3)
Pada gambar 3.1 menunjukkan transaksi yang terjadi di bulan April dengan perincian informasi seperti nomor kartu, jumlah, dan tanggal transaksi. Selama bulan April telah tercatat sebanyak 281 transaksi.
Gambar 3.1 Trans_April
Sementara itu pada gambar 3.2 hanya terdapat 200 pencatatat dengan informasi yang sangat jelas seperti nomor kartu, limit kartu dan tanggal kadaluarsa kartu tersebut berakhir.
Gambar 3.2 Credit_Cards_Metaphor
Gambar 3.3 merupakan kode yang tidak dapat diterima (Unacceptable Codes). Terdapat 140 pencatatan pada tabel ini dengan informasi seperti sub kode unacceptable, kode, dan deskripsi.
Gambar 3.3 Unacceptable_Codes
Perusahaan mempunyai sembilan departemen seperti yang terlihat di gambar 3.4. Masing-masing departemen memiliki kode yang berbeda-beda.
Gambar 3.4 Company_Dept
Pada tabel Employees memuat berbagai informasi pekerja seperti nama depan dan keluarga, no kartu, tanggal kerja, dan jumlah gaji yang diterima. Terdapat 200 pekerja yang terdata di tabel ini.
Gambar 3.5 Employees
Pada gambar 3.6 menunjukkan bahwa terdapat 456 pencatatan yang digolongkan dalam Acceptable Codes. Tabel ini terdiri dari 3 informasi yaitu sub kode Acceptable, Codes, dan Description.
Gambar 3.6 Acceptable_Codes
CHECK AND VERIFY THE DATA
Sebelum menganalisis data, kita harus memverifikasinya terlebih dahulu. Adapun tugas yang harus dilakukan adalah check the data type and format, verify the data in a table, and document your work. Langkah yang pertama adalah check the data type and format. Periksa nomor kartu kredit yang seharusnya berjumlah 16 digit, lalu periksa tanggal, dan jumlah transaksi. Kemudian periksa nama dan merchant category code. Pastikan semua data telah sesuai dan benar. Langkah kedua adalah memverifikasi data di tabel. Data di tabel akan muncul seperti gambar 3.7 dengan meng klik Edit- Table Layout.
Gambar 3.7 Check Data and Format
Ketika diverifikasi maka akan muncul seperti gambar 3.8. Error data validality adalah 0 dan ini menandakan bahwa semua data tersebut sudah benar. Sekarang semua fields di tabel sudah terverifikasi.
Gambar 3.8 Verify Data
CHAPTER IV
BEGIN YOUR ANALYSIS
Start Looking for Patterns
DETERMINE THE TOTAL LIABILITY
Pada tahap ini kita menentukan berapa total kewajiban perusahaan jika setiap pekerja mencapai limit kartu kredit mereka. Total kewajiban mencapai 1,440,800 seperti pada gambar 4.1
Gambar 4.1 Total Credit Limit
EXTRACT EXPIRING CARD NUMBERS
Untuk memastikan tidak adanya masalah dengan pekerja yang mendapatkan kartu kredit baru, bagian akuntansi kemudian memfilter semua nomor kartu kredit yang mempunyai tanggal kadaluarsa 1 Januari 2004 atau lebih awal. Lalu ditemukan ada 8 kartu kredit yang tanggal kadaluarsanya 1 Januari 2004 atau lebih awal seperti pada gambar 4.2
Gambar 4.2 Filter Card No By Exp Date
FIND TRANSACTION BY CUSTOMER NUMBER
Pada tahap ini kita mencari transaksi dengan nomor customer 444413 dan ditemukan 26 transaksi yang dilakukan oleh customer tersebut. Adapun transaksinya dapat dilihat pada gambar 4.3
Gambar 4.3 Find Trans by Customer Number
CHECK THE CREDIT CARD BALANCES
Terdapat 53 dari 200 pencatatan yang memiliki jumlah NEWBAL lebih dari $2,000. Rincian pencatatannya dapat dilihat pada gambar 4.4
Gambar 4.4 Filter Newbal
CHAPTER V
EXAMINE EXPENSE PATTERNS
Determine Information About Expenses
FIND THE TOTAL EXPENSES FOR EACH CATEGORY CODE
Total beban setiap kode kategori bisa dicari dengan mudah menggunakan ACL. Gambar 5.1 merupakan total beban untuk setiap kategori yang berbeda. Ini memudahkan kita untuk mengetahui jumlah beban yang paling besar dan jumlah beban per kategori.
Gambar 5.1 Trans by Code
Jumlah beban yang dikeluarkan Metaphor selama bulan April untuk tiket pesawat, akomodasi, dan penyewaan mobil seperti gambar 5.2 dan beban untuk golf dan minum pada gambar 5.3
Gambar 5.2 Isolate Transaction By Category
Gambar 5.3 Isolate Recreational Expense
LIST THE AMOUNT FOR EACH CARD NUMBER
Gambar 5.4 menunjukkan jumlah transaski untuk setiap kartu kredit selama bulan April.
Gambar 5.4 Trans April By CCN
CHAPTER VI
ANALYZE TRANSACTIONS
Identify Unaccaptable Transactions
DETERMINE WHICH TRANSACTIONS ARE UNACCAPTABLE
Gambar 6.1 Codes in Both Tables
Gambar 6.2 Computed Field in Trans April
Gambar 6.3 Trans April Unacceptable
IDENTIFY THE EMPLOYEES
Daftar pegawai yang sudah diidentifikasi berdasarkan departemennya seperti pada gambar 6.4
Gambar 6.4 Identify Employee
Gambar 6.5 menunjukkan daftar pegawai yang kartu kreditnya digunakan untuk unacceptable transaction.
Gambar 6.5 Credit Card’s Employees Unacceptable Transaction
ACL menyediakan dua cara untuk membuat laporan yaitu laporan ACL Standard dan laporan yang bisa dilihat di Crystal Reports. Laporan ACL Standar dapat dilihat pada gambar 6.6
Gambar 6.6 A Standard ACL Report
CHAPTER VII
VALIDATE, CORRECT, AND EXTRACT DATA
Repair Your Data So It Can Be Analyzed
IMPORT THE MAY TRANSACTION DATA
Impor data transaksi untuk bulan Mei untuk menambah transaksi di bulan Mei. Setelah data diimpor kemudian diverifikasi sehingga muncul seperti gambar 7.1 dimana data error validasi yang terdeteksi adalah 0.
Gambar 7.1 Impor Trans for May 2003
Gambar 7.2 Trans May All
Gambar 7.3 Verify
Gambar 7.4 Duplicates
ISOLATE AND CORRECT VALIDITY ERRORS
Gambar 7.5 menunjukkan hasil dari invalid card numbers yang sudah difilter pada bulan Mei. Terdapat 5 pencatatan yang tidak masuk kriteria. Sedangkan gambar 7.6 hasil dari nomor kartu yang sudah dikoreksi.
Gambar 7.5 Filter Invalid Card Number
Gambar 7.6 Corrected Card Number
Gambar 7.7 menunjukkan hasil filter dari invalid employee records. Sedangkan gambar 7.6 menunjukkan daftar pegawai bulan Mei yang sudah dikoreksi.
Gambar 7.7 Filter Invalid Employee Records
Gambar 7.8 Employee May Corrected
