Audit Command Language (ACL)

Posted: April 4, 2016 in EDP Audit

TUGAS EDP AUDIT

“AUDIT COMMAND LANGUAGE (ACL)”

UNJ

DISUSUN OLEH:

 

MUHAMMAD ARIEF FAUZI

8335123535

S1 AKUNTANSI REGULER

 

 

 

 

 

 

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2015

CHAPTER II

EXAMINE EMPLOYEE DATA

Analyze salaries, bonuses, and hiring dates

 

EXAMINE THE EMPLOYEE LIST

Untuk memulai pengujian daftar pegawai seperti menganalisis gaji, bonus, dan tanggal perekrutan, hal yang harus dilakukan pertama kali adalah membuka projek data pegawai dengan cara buka program ACL, pilih File – Open Project. Pilih folder Metaphor_Employee_Data di C:/ACL Data/Sample Data Files. Klik Open. Pada projek ini terdapat dua tabel yaitu Agents_Metaphor dan Employee_List. Pada tabel Agent_Metaphor berisikan semua data agen sales Metaphor di seluruh dunia, sedangkan pada tabel Employee_List berisikan data pegawai Metaphor di kantor pusat. Jumlah pegawai Metaphor di kantor pusat adalah 200 orang sedangkan jumlah agen sales Metaphor di seluruh dunia adalah 41 orang. Daftar pegawai Metaphor di kantor pusat dapat dilihat di gambar 2.1 dan agen sales Metaphor di gambar 2.2

2.1 Methapor Employee Data

Gambar 2.1 Employee List

2.2 Agent Metaphor

Gambar 2.2 Agents Metaphor

Cara untuk melihat Hire Date dan Bonus pegawai Metaphor di tabel Employee_List yaitu dengan  meng klik Analyze – Statistical – Statistics. Data akan muncul seperti gambar 2.3. Kita bisa melihat tanggal perekrutan awal yaitu 5 Januari 1995 dan perekrutan terakhir yaitu 19 Desember 2002.

2.3

Gambar 2.3 Statistics Bonuses and Hire Date

Sementara untuk melihat bonus gaji tahun 2002 yaitu klik Analyze – Statistical – Profile, maka akan muncul seperti gambar 2.4. Dari gambar di bawah ini total gaji tahun 2002 sebesar 10,084,827 sedangkan bonusnya mencapai 1,016,483.76.

2.4

Gambar 2.4 Statistics Salary Bonus

Dari 200 pegawai ditemukan 9 nama keluarga yang sama seperti gambar 2.5 dan tidak ditemukan nama ganda seperti gambar 2.6. Ini bisa kita ketahui dengan cara Analyze – Look for Duplicate.

2.5

Gambar 2.5 Look for Duplicate Last Name

2.6

Gambar 2.6 Look for Duplicate Employee Numbers

EXAMINE EMPLOYEE SALARIES AND BONUSES

Metaphor mempunyai struktur kompensasi bonus yang kompleks karena Metaphor merupakan perusahaan yang berorientasi projek. Untuk mengetahui jumlah bonus yang dibayarkan perusahaan pada tahun 2002 pilih Analyze – Total Fields – Bonus_2002 – Ok. Gambar 2.7 menunjukkan bahwa total bonus yang dibayarkan perusahaan sebesar 1,016,483.76.

2.7

Gambar 2.7 Total Bonus yang Dibayarkan

Untuk melihat gaji pegawai kita dapat melakukan Quick Sort. Fitur Quick Sort mengizinkan kita melihat data secara sekuen. Terdapat dua pilihan yaitu Quick Sort Descending dan Quick Sort Ascending. Gaji pegawai dapat dilihat dengan cara klik kanan kolom Salary lalu pilih Quick Sort Descending/Ascending, maka akan muncul sepeti gambar 2.8.

2.8

Gambar 2.8 Gaji Pegawai

Gambar 2.9 menunjukkan data jumlah pegawai yang direkrut pada tahun 2002. Untuk melihatnya kita bisa menggunakan sebuah filter. Filter merupakan sebuah expresi logical yang bisa kita tulis perintah pada view’s Filter text box. Terdapat 17 pegawai yang direkrut pada tahun 2002. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mengetahui jumlah pegawai yang direkrut.

2.9

Gambar 2.9 Jumlah Pegawai yang Direkrut

CHAPTER III

SET UP YOUR PROJECT

Create a Project and Add the Data

 

START A PROJECT IN ACL

Untuk membuat proyek baru di ACL,  pilih File – New – Project. Pada kotak File name ketiklah ACL_Tutorial_Metaphor, kemudian klik Save. Data Definition Wizard kemudian muncul dan siap untuk mengimpor data ke projek yang baru. Projek baru ini digunakan untuk menganalisis projek data yang baru. Langkah selanjutnya adalah mengimpor file data sebagai tabel ke projek baru ini.  File yang harus diimpor sebanyak 6 buah yang sudah ada di list Metaphor data files.

Import the Credit_Cards_Metaphor.xls worksheet

Pada Data Definiton Wizard klik Next – Select Fine to Define, kemudian pilih lokasi tempat penyimpanan file dan klik dua kali Credit_Cards_Metaphor. Klik Next – Save – Finish. Tabel Credit_Cards_Metaphor. Hal yang sama juga dilakukan ketika mengimpor file yang lain seperti file Trans_April.xls, Unacceptable_Codes.txt, Company_Departments.txt, Employees.csv, dan Acceptable_Codes Access. Jadi kita mempunyai 6 tabel di proyek ini yaitu

  1. Acceptable_Codes (Gambar 3.6)
  2. Company_Dept (Gambar 3.4)
  3. Credit_Cards_Metaphor (Gambar 3.2)
  4. Employees (Gambar 3.5)
  5. Trans_April (Gambar 3.1)
  6. Unacceptable_Codes (Gambar 3.3)

Pada gambar 3.1 menunjukkan transaksi yang terjadi di bulan April dengan perincian informasi seperti nomor kartu, jumlah, dan tanggal transaksi. Selama bulan April telah tercatat sebanyak 281 transaksi.

3.1

Gambar 3.1 Trans_April

Sementara itu pada gambar 3.2 hanya terdapat 200 pencatatat dengan informasi yang sangat jelas seperti nomor kartu, limit kartu dan tanggal kadaluarsa kartu tersebut berakhir.

3.2

Gambar 3.2 Credit_Cards_Metaphor

Gambar 3.3 merupakan kode yang tidak dapat diterima (Unacceptable Codes). Terdapat 140 pencatatan pada tabel ini dengan informasi seperti sub kode unacceptable, kode, dan deskripsi.

3.3

Gambar 3.3 Unacceptable_Codes

Perusahaan mempunyai sembilan departemen seperti yang terlihat di gambar 3.4. Masing-masing departemen memiliki kode yang berbeda-beda.

3.4

Gambar 3.4 Company_Dept

Pada tabel Employees memuat berbagai informasi pekerja seperti nama depan dan keluarga, no kartu, tanggal kerja, dan jumlah gaji yang diterima. Terdapat 200 pekerja yang terdata di tabel ini.

3.5

Gambar 3.5 Employees

Pada gambar 3.6  menunjukkan bahwa terdapat 456 pencatatan yang digolongkan dalam Acceptable Codes. Tabel ini  terdiri dari 3 informasi yaitu sub kode Acceptable, Codes, dan Description.

3.6 Gambar 3.6 Acceptable_Codes

CHECK AND VERIFY THE DATA

Sebelum menganalisis data, kita harus memverifikasinya terlebih dahulu. Adapun tugas yang harus dilakukan adalah check the data type and format, verify the data in a table, and document your work. Langkah yang pertama adalah check the data type and format. Periksa nomor kartu kredit yang seharusnya berjumlah 16 digit, lalu periksa tanggal, dan jumlah transaksi. Kemudian periksa nama dan merchant category code. Pastikan semua data telah sesuai dan benar. Langkah kedua adalah memverifikasi data di tabel. Data di tabel akan muncul seperti gambar 3.7 dengan meng klik Edit- Table Layout.

3.7

Gambar 3.7 Check Data and Format

Ketika diverifikasi maka akan muncul seperti gambar 3.8. Error data validality adalah 0 dan ini menandakan bahwa semua data tersebut sudah benar. Sekarang semua fields di tabel sudah terverifikasi.

3.8

Gambar 3.8 Verify Data

 

CHAPTER IV

BEGIN YOUR ANALYSIS

Start Looking for Patterns

DETERMINE THE TOTAL LIABILITY

Pada tahap ini kita menentukan berapa total kewajiban perusahaan jika setiap pekerja mencapai limit kartu kredit mereka. Total kewajiban mencapai 1,440,800 seperti pada gambar 4.1

4.1

Gambar 4.1 Total Credit Limit

EXTRACT EXPIRING CARD NUMBERS

Untuk memastikan tidak adanya masalah dengan pekerja yang mendapatkan kartu kredit baru, bagian akuntansi kemudian memfilter semua nomor kartu kredit yang mempunyai tanggal kadaluarsa 1 Januari 2004 atau lebih awal. Lalu ditemukan ada 8 kartu kredit yang tanggal kadaluarsanya 1 Januari 2004 atau lebih awal seperti pada gambar 4.2

4.2

Gambar 4.2 Filter Card No By Exp Date

FIND TRANSACTION BY CUSTOMER NUMBER

Pada tahap ini kita mencari transaksi dengan nomor customer 444413 dan ditemukan 26 transaksi yang dilakukan oleh customer tersebut. Adapun transaksinya dapat dilihat pada gambar 4.3

4.3

Gambar 4.3 Find Trans by Customer Number

CHECK THE CREDIT CARD BALANCES

Terdapat 53 dari 200 pencatatan yang memiliki jumlah NEWBAL lebih dari $2,000. Rincian pencatatannya dapat dilihat pada gambar 4.4

4.4

Gambar 4.4 Filter Newbal

 

CHAPTER V

EXAMINE EXPENSE PATTERNS

Determine Information About Expenses

FIND THE TOTAL EXPENSES FOR EACH CATEGORY CODE

Total beban setiap kode kategori bisa dicari dengan mudah menggunakan ACL. Gambar 5.1 merupakan total beban untuk setiap kategori yang berbeda. Ini memudahkan kita untuk mengetahui jumlah beban yang paling besar dan jumlah beban per kategori.

5.1

Gambar 5.1 Trans by Code

Jumlah beban yang dikeluarkan Metaphor selama bulan April untuk tiket pesawat, akomodasi, dan penyewaan mobil  seperti gambar 5.2 dan beban untuk golf dan minum pada gambar 5.3

5.2

Gambar 5.2 Isolate Transaction By Category

5.3

Gambar 5.3 Isolate Recreational Expense

LIST THE AMOUNT FOR EACH CARD NUMBER

Gambar 5.4 menunjukkan jumlah transaski untuk setiap kartu kredit selama bulan April.

 5.4

Gambar 5.4 Trans April By CCN

 

CHAPTER VI

ANALYZE TRANSACTIONS

Identify Unaccaptable Transactions 

DETERMINE WHICH TRANSACTIONS ARE UNACCAPTABLE

6.1

Gambar 6.1 Codes in Both Tables

6.2

Gambar 6.2 Computed Field in Trans April

6.3

Gambar 6.3 Trans April Unacceptable

IDENTIFY THE EMPLOYEES

Daftar pegawai yang sudah diidentifikasi berdasarkan departemennya seperti pada gambar 6.4

6.4

Gambar 6.4 Identify Employee

Gambar 6.5 menunjukkan daftar pegawai yang kartu kreditnya digunakan untuk unacceptable transaction.

6.5

Gambar 6.5 Credit Card’s Employees Unacceptable Transaction

ACL menyediakan dua cara untuk membuat laporan yaitu laporan ACL Standard dan laporan yang bisa dilihat di Crystal Reports. Laporan ACL Standar dapat dilihat pada gambar 6.6

6.6

Gambar 6.6 A Standard ACL Report

CHAPTER VII

VALIDATE, CORRECT, AND EXTRACT DATA

Repair Your Data So It Can Be Analyzed

 

IMPORT THE MAY TRANSACTION DATA

Impor data transaksi untuk bulan Mei untuk menambah transaksi di bulan Mei. Setelah data diimpor kemudian diverifikasi sehingga muncul seperti gambar 7.1 dimana data error validasi yang terdeteksi adalah 0.

7.1

Gambar 7.1 Impor Trans for May 2003

7.2

Gambar 7.2 Trans May All

7.3

Gambar 7.3 Verify

7.4

Gambar 7.4 Duplicates

ISOLATE AND CORRECT VALIDITY ERRORS

Gambar 7.5 menunjukkan hasil dari invalid card numbers yang sudah difilter pada bulan Mei. Terdapat 5 pencatatan yang tidak masuk kriteria. Sedangkan gambar 7.6 hasil dari nomor kartu yang sudah dikoreksi.

7.5

Gambar 7.5 Filter Invalid Card Number

7.6

Gambar 7.6 Corrected Card Number

Gambar 7.7 menunjukkan hasil filter dari invalid employee records. Sedangkan gambar 7.6 menunjukkan daftar pegawai bulan Mei yang sudah dikoreksi.

7.8

Gambar 7.7 Filter Invalid Employee Records

7.7

Gambar 7.8 Employee May Corrected

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s