Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Prancis

Posted: May 28, 2013 in Pengantar Manajemen

PERHIMPUNAN PELAJAR INDONESIA (PPI) PRANCIS

ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS INDONÉSIENS EN FRANCE

UNJ

Disusun Oleh :

FADHIL MUHAMMAD
MUHAMMAD ARIEF FAUZI
TONI PRASETIYO

INTRODUCTION TO MANAGEMENT

S1 AKUNTANSI REG B 2012

 

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2013

 

A. Sejarah PPI Prancis

Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Prancis berdiri pada 16 Januari 1958 di Paris. PPI Prancis merupakan satu induk organisasi besar yang membawahi PPI-PPI yang berada di wilayah.  Sampai saat ini , ada 20 PPI Wilayah diseluruh Prancis dan beranggotakan lebih dari 450  pelajar-pelajar Indonesia. Paris sebagai ibukota negara Prancis punya anggota PPI wilayah yang paling banyak dibanding wilayah-wilayah lain. Anggota PPI Prancis tersebar di 20 kota besar di Prancis. Merupakan pelajar dari tingkat pendidikan S1 sampai Post-Doc.

B. Visi, Misi, dan Motto

Untuk kepengurusan tahun 2012-2013, visi & misi PPI Prancis adalah:

VISI

Terwujudnya persaudaraan dan prestasi intelektual Indonesia di Prancis berdasarkan asas panguyuban

MISI

  1. Mengembangkan konektivitas intelektual dan kreativitas pelajar Indonesia di Perancis
  2. Mengopitmalkan fungsi PPI wilayah untuk peningkatan hubungan kekeluargaan
  3. Mensosialisasikan budaya modern dan tradisional Indonesia ke masyarakat Perancis
  4. Meningkatkan kontribusi, informasi, dan komunikasi dengan pelajar dan alumni di Indonesia
  5. Mengsinergikan PPI Perancis dengan asosiasi pelajar Indonesia di seluruh dunia

MOTO

Kekerabatan menghasilkan keberhasilan

C. Struktur Organisasi PPI Prancis 2012-2013

PPI Prancis

D. Job Description Bidang

Koordinator Umum

  1. Mengkoordinasikan kegiatan dan program kerja PPI Prancis dan kegiatan luar yang berhubungan dengan PPI Prancis dengan pengurus PPI Perancis dan PPI wilayah yang terkait.
  2. Mengadakan rapat koordinasi dan rapat evaluasi dengan pengurus PPI Prancis dan PPI wilayah setiap 1 atau 2 bulan.
  3. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan berbagai kegiatan PPI Prancis selama periode kepengurusan.
  4. Menjembatani keperluan PPI wilayah dengan pihak KBRI dan KJRI.

Koordinator 1

  1. Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan PPI Prancis, ke dan dari PPI Eropa dan PPI Dunia.
  2. Mengikuti rapat-rapat PPI dunia (PPI Eropa, Pusat kajian PPI dunia, Simposium PPI Dunia), bersama atau mewakili koordinator umum.
  3. Menginformasikan dan mengintegrasikan program-program dan acara PPI dunia dan bagian-bagian di PPI Prancis (I4, radio PPI Dunia, program kerja PPI Dunia dan PPI Eropa).
  4. Mempersiapkan tulisan, isu diskusi, tanggapan, pernyataan dari PPI Prancis dalam keikutsertaannya di PPI Dunia dan Simposium yang akan datang.

Koordinator 2

  1. Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan internal PPI Prancis dan PPI wilayah di Prancis.
  2. Rapat 3 bulanan dengan ketua-ketua/perwakilan PPI wilayah untuk integrasi dan menghindari benturan waktu yg sama dengan event-event yang akan dijalankan.
  3. Menerima saran dan masukan dari PPI wilayah.
  4. Bersama Korum, berkoordinasi dengan asosiasi-asosiasi masyarakat Indonesia di Prancis (Becak, pasar Malam, Indonesia Integrated, dll) untuk  keterlibatan PPI Prancis dalam berbagai kegiatan bersama.

Sekretaris

  1. Membuat dan menyiapkan proposal, LPJ dan surat-surat yang diperlukan untuk kegiatan dan acara PPI Prancis. (bekerja sama dengan koordinator dan ketua panitia terkait)
  2. Mengirimkan surat-surat yang diperlukan ke instansi terkait (KBRI Paris, KJRI Marseille, KWRI UNESCO, dll.), mengetahui  koordinator umum dan koordinator yang terkait.
  3. Menyusun arsip-arsip surat dan penomoran beserta keterangan surat yg telah keluar dan masuk.
  4. Membuat laporan untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan PPI Prancis.
  5. Memperbaharui database PPI wilayah di Prancis dan juga database pengurus PPI Prancis dan Bamus. (bekerja sama dengan Koordinator 2)
  6. Memperbaharui arsip-arsip PPI di Prefecture pusat di Paris.
  7. Mengurus pendaftaran PPI Prancis di MEI.
  8. Menjadi notulen dalam rapat PPI.

Bendahara

  1. Mengelola rekening PPI Prancis dan mencatat segala pengeluran dan pemasukan yg ada. (Cash Flow & Asset)
  2. Melakukan transfer dana PPI untuk kebutuhan kegiatan dan acara PPI Prancis dengan koordinasi dan izin dari koordinator umum.
  3. Mengupdate laporan keuangan PPI Prancis tiap bulan di Milist, Facebook, Twitter dan Website PPI Prancis. (Bekerja sama dengan Humas & IT)
  4. Menerima dana gerakan 1 euro yang dikoordinasikan dengan koordinator dari bidang terkait.

 

Bidang Pendidikan

  1. Mengupdate beasiswa terbaru di dan ke Prancis, upgrade dari handbook scholarship yang telah ada. (Dikoordinasikan dengan Koordinator 2, bidang pendidikan dan para ketua PPI wilayah)
  2. Memberikan dan menampung ide yang dapat dituangkan dalam diskusi bersama (bekerja sama dengan bidang pusat kajian)
  3. Mengelola program Career Center, sebuah program yang menampilkan informasi tentang lowongan pekerjaan dan internship di Prancis dan di Indonesia yang berhubungan dengan Prancis. (Koordinasi dengan humas).
  4. Bidang pendidikan diharapkan dapat menggelar dan berpartisipasi dalam event-event ilmiah, berupa seminar, temu ilmiah.
  5. Menyelenggarakan OKTI 2013, sebuah event kompetisi karya ilmiah internasional bagi pelajar Indonesia di seluruh dunia.
  6. Bertanggungjawab dalam pengumpulan Jurnal Ilmiah penelitian, abstraksi dan artikel dari PPI yang ada di Prancis.

Biro Dana & Usaha

  1. Penjualan marchandise PPI Prancis dan hal yang berhubungan dengan Prancis dan Indonesia.
  2. Pengumpulan donasi (terutama dari warga Indonesia di luar pelajar yang tinggal di Prancis serta alumni PPI Prancis).
  3. Mengelola dana yang tersedia di Bendahara Umum, dengan izin dari koordinator umum.
  4. Menyebarkan proposal untuk pendanaan dan sponsorship kegiatan PPI Prancis ke perusahaan, pemerintah dan organisasi.

Pusat Kajian

  1. Menyoroti isu-isu yang sedang berkembang di Indonesia. Bidang ini selanjutnya akan menurunkan beberapa sub bidang berdasarkan kategori area study (Ekonomi, Sosial Budaya, Seni, Teknik, Energi, Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dll).
  2. Publikasi hasil diskusi baik di kalangan internal PPI Prancis, PPI Dunia maupun di media nasional dan Internasional (koordinasi dengan humas).
  3. Mengelola hasil penelitian untuk dapat dipublikasikan melalui bidang Media Center (dalam bentuk video)  ataupun website.
  4. Berkoordinasi dengan Pusat Kajian PPI Dunia.
  5. Bekerjasama dengan anggota-anggota PPI lainnya yg berminat untuk menyumbangkan pikirannya di bidang yg diminati, yg sedang dan penting untuk dibahas. (Bekerjasama dengan Humas dan koordinator terkait)
  6. Pembuatan logo baru PPI Prancis serta deskripsi arti logo. (berkoordinasi dengan Media Center)

Bidang Sosial, Budaya, Seni, & Olahraga

  1. Melanjutkan “Gerakan 1 Euro”, sebuah pengumpulan dana (per bulan) dari tiap-tiap wilayah di Prancis untuk kegiatan sosial.
  2. Menyelenggarakan PPI Games 2013, sebuah event kompetisi olahraga se-Prancis (futsal, badminton, tennis, tennis meja, basket).
  3. Menyelenggarakan “Fete du Talent PPI”, sebuah event dengan lingkup PPI se-Eropa di bidang seni & budaya, baik tradisional maupun modern.
  4. Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan acara “Profitez bien la France” dengan PPI Wilayah yg akan dikunjungi.
  5. Mengkoordinasikan partisipasi serta meliput kegiatan diskusi yg ada di Perancis yg berhubungan dengan PPI dan Indonesia (bekerja sama dengan (Media Center)
  6. Mempersiapkan kontingen PPI Prancis untuk kegiatan Temu Eropa 2013
  7. Membantu persiapan PPI wilayah untuk setiap kegiatan kesenian dan membuat laporan singkat dari kegiatan kesenian tersebut
  8. Membuat panduan kehidupan mahasiswa non akademis dalam bentuk buku sebagai panduan pendamping dari handbook scholarship yang telah ada. (Dikoordinasikan dengan Korum, Koordinator 2, para koordinator wilayah dan Media center)

Bidang Humas & IT

Bidang Humas & IT bertanggung jawab mengelola segala aktivitas komunikasi baik yang hubungannya dengan luar PPI maupun internal anggota PPI.

  1. Pengelolaan komunikasi internal PPI dilakukan melalui pengelolaan media komunikasi yang telah tersedia, yaitu mailing list, website PPI Prancis, Facebook dan Twitter. Bidang Humas & IT menjadi pintu utama arus informasi di PPI Prancis.
  2. Mempublikasikan berita acara atau notulensi setiap kegiatan dan responsif terhadap berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pelajar Indonesia di Prancis.
  3. Mengelola Hotline Pelajar di Website PPI Prancis, Facebook, Twitter, E-mail dan Kaskus Regional Prancis, untuk memenuhi kebutuhan informasi pelajar baru maupun calon pelajar yang ingin kuliah di Prancis.
  4. Bekerja sama dengan Humas PPI wilayah untuk integrasi dan update informasi.
  5. Memperbaharui website sesuai konsep One stop service dari website PPI Prancis (berkoordinasi dengan Korum, Koordinator I dan II ).

Media Center

  1. Mengelola penerbitan buletin PPI Prancis. Buletin direncanakan terbit tiga bulanan dari berbagai kontributor, yaitu PPI Wilayah, PPI Pusat, dan kontributor lepas yang ingin berbagi informasi bermanfaat yang relevan dan melakukan peliputan knowledge sharing dalam bentuk video sederhana, bekerjasama dengan Bidang Pusat Kajian dan Pendidikan.
  2. Mendokumentasikan acara dalam bentuk foto dan rekaman suara atau video.
  3. Membuat desain Poster/Flyer/Pamflet/Logo atau hal-hal lainnya yg berhubungan dengan kegiatan PPI.

E. Program Kerja

1. Tour de l’Hexagon & Olimpiade PPI Prancis 2013

Kegiatan Olimpiade PPI Prancis 2013 merupakan wadah bagi pelajar Indonesia di Prancis untuk saling mengenal lebih dekat, menyehatkan jasmani,serta aktif dalam diskusi dan pembicaraan yang produktif untuk kemajuan Indonesia, serta membentuk jaringan pelajar Indonesia yang lebih kuat di Prancis. Kegiatan ini  akan dilaksanakan di fasilitas olahraga  Université de Lille 1 pada 27 dan 28  April 2013. Kegiatan ini merupakan kompetisi olahraga antar kontingen yang mewakili satu ataupun gabungan dari beberapa PPI wilayah. Pada hari kedua, 28 April 2013, akan diadakan tour untuk mengeksplorasi kota Lille dan menyusuri objek-objek wisata yang menarik di kota ini yang  sekaligus menandakan etape kedua dari  program Tour de l’Hexagone kepengurusan PPI-Prancis 2012/2013.

2. Buletin 3 bulanan

Buletin 3 bulanan PPI Prancis dibuat sebagai media informasi bagi seluruh pelajar Indonesia di Prancis mengenai apa yang terjadi di PPI Wilayah dan PPI Pusat, yang ditujukan kepada rekan-rekan pelajar Indonesia di Prancis atau kepada mereka yang berencana melanjutkan studi ke Prancis. Buletin akan diterbitkan secara online dan bebas diunduh oleh setiap anggota.

3. Knowledge Sharing

Program knowledge sharing ini dibentuk sebagai mekanisme penyaluran pengetahuan berupa ide-ide kreatif maupun hasil penelitian yang bermanfaat bagi kemajuan bangsa. Knowledge sharing dapat berupa video sederhana maupun tulisan (abstrak jurnal / paper) yang akan dipublikasikan melalui website PPI dan didistribusikan ke media nasional yang relevan.

4. Gerakan 1 Euro (Satu Angka Seribu Makna) Kegiatan ini merupakan salah satu program kerja PPI-Prancis, yang terinspirasi sebelumnya oleh kegiatan Beasiswa AFIM yang dijalankan oleh teman-teman PPI-Montpellier. Sejak Februari 2009, kegiatan ini telah berhasil membantu mahasiswa S1 yang berprestasi akademik, bermotivasi tinggi namun kurang mampu untuk membiayai proses perkuliahannya di PTN. Bentuk beasiswa ini dijabarkan dalam pemberian biaya SPP, biaya hidup bulanan, ataupun pembelian buku/referensi kuliah.

5. OKTI (Olimpiade Karya Tulis Ilmiah) 2013 : Coming Soon

Pendaftaran Lomba Karya Tulis Ilmiah: 1 Juli  s/d 14 Agustus 2012 dengan cara mengumpulkan ABSTRAK yang berjumlah 750-1000 kata dalam BAHASA INGGRIS. Total hadiah 3000 Euro untuk 5 pemenang di setiap kategori tematik

6. Handbook of Scholarship

Buku beasiswa merupakan salah satu kontribusi bagi pelajar Indonesia yang ingin melanjutkan studi ke luar negeri, terutama Prancis. Buku ini berisi panduan belajar, menyiapkan kuliah, list semua sumber beasiswa, aplikasi beasiswa dan pengalaman serta tips yang dapat dibagi oleh para penerima beasiswa di Prancis. Diharapkan dengan terbitnya buku ini akan semakin banyak pelajar Indonesia yang semangat mengejar cita-cita studi ke luar negeri, khususnya di Prancis.

7. Dinner Talk

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas seluruh anggota PPI Prancis dan mengembangkan jaringan serta memudahkan akses ilmu pengetahuan dengan memanfaatkan sistem open source yang telah tersedia saat ini. Melalui live streaming yang diadakan minimal sebulan sekali ini, presenter mendiskusikan suatu tema tertentu untuk berbagi dengan seluruh anggota PPI Prancis khususnya dan publik pada umumnya.

8. Gudang Kajian

Gudang kajian adalah program kerja yang bertujuan untuk membentuk arsip yang berisi penelitian-penelitian yang telah dilakukan pelajar Indonesia di Prancis. Yang dimaksud dengan penelitian adalah karya selain tesis / disertasi seperti karya ilmiah, paper yg disubmit ke konferensi dan sejenisnya.

F. Analisis

Berdasarkan hasil analisis kelompok kami dapat disimpulkan bahwa organisasi Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Prancis menggunakan struktur horizontal (organisasi fungsional) karena di dalam organisasi ini setiap pekerjaan (dan departemen) mengalami spesialisasi dan dikelompokkan berdasarkan fungsinya masing-masing, yang terdiri dari: Pusat Kajian, Biro Dana dan Usaha, Bidang Pendidikan, Bidang Humas dan IT, Bidang Sosial Budaya Seni & Olahraga, dan Bidang Media Center. Misalnya, setiap anggota bagian Pendidikan hanya akan bekerja dengan setiap anggota yang berada dalam Bidang Pendidikan. Namun tidak menutup kemungkinan masing-masing Bidang akan berkoordinasi untuk saling mensukseskan program kerja organisasi tersebut (Perhimpunan Pelajar Indonesia Prancis).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s